Datawarehouse : Karakteristik Data Informasi dan Kapan Data Menjadi Informasi

Photo by Lukas from Pexels

Data dan Informasi

Banyak orang berdebat mengenai data dan informasi. Maka akan saya jabarkan dahulu definisi dari data. Data adalah sebuah fakta. Customer mengisikan namanya dan disimpan sebagai data. Maka komputer mempunyai sebuah fakta yakni nama customer. Tetapi nama customer ini hanyalah data sampai ada orang yang bisa memanfaatkan data tersebut. Saat data tersebut bisa dimanfaatkan maka data tersebut kita sebut dengan informasi.

Lalu apakah semua informasi tersebut bisa dimanfaatkan oleh semua orang, jawabannya "tidak". Sekali lagi saat data bisa dimanfaatkan maka data tersebut menjadi informasi bagi orang yang memanfaatkan data tersebut, tetapi bagi orang lain yang tidak bisa memanfaatkan data tersebut maka data tersebut tidak akan pernah berubah menjadi informasi bahkan orang itu akan bertanya "Buat apa data ini?"

Karena itu cara membedakan data dari informasi adalah apakah data tersebut berguna. Kemudian ada faktor-faktor lain sehingga akan saya tuliskan karakteristik Informasi

Karakteristik Data yang Menjadi Informasi

1. Hanya untuk tujuan dalam satu waktu.

   Informasi bisa jadi hanya sekali pakai. Misalkan tren yang ada sekarang adalah fidget spinner. Tahun depan fidget spinner belum tentu masih tren. Hal yang sama berlaku dengan informasi yang lain, semua bergantung pada tujuan. Tanpa ada tujuan maka sebuah data hanyalah data dan tidak pernah menjadi informasi. Informasi pun biasanya hanya dimanfaatkan sekali saja dan setelah itu kita pperlu mengganti informasinya dengan yang lebih baru atau terupdate
   

2. Digunakan untuk memenuhi kebutuhan user.

   User butuh informasi, selama data bisa dimanfaatkan oleh seorang user maka data tersebut menjadi informasi bagi user tersebut. Maka saat user memerlukan informasi, perlu sekali mengetahui informasi yang dibutuhkan user dan menampilkan informasi tersebut dengan bentuk yang mudah dimengerti
   

3. Time Base

   Ada basis waktu dari data yang digunakan. Misal mencari tahu kenaikan harga barang X dari tahun ke tahun. Kemudian informasi tersebut bisa obsolete atau expired, kok bisa? Contohnya sebuah tren fidget spinner pada masa jayanya maka informasi penjualan fidget spinner akan sangat bermanfaat bagi yang menjual. Tetapi saat tren tersebut habis maka sebanyak apapun data yang ada maka data tersebut sudah kadaluarsa.
   
   

4. Datanya berubah secara berkala

   Data tidak berubah tiap hari melainkan setiap periode. Agar data tersebut bisa menjadi informasi yang akurat maka data tersebut perlu diubah secara berkala. Contohnya adalah harga, harga barang A tahun 2010 dan 2020 akan sangat berbeda sehingga data harus diubah agar informasi yang didapatkan bisa lebih akurat, tetapi jangan lupa data harga yang lama(2010) juga tetap disimpan. Kenapa data tersebut diupdate bedasarkan periode, karena data bisa tersebar di berbagai macam cabang sehingga perlu waktu untuk mengumpulkan dan mengolah data tersebut bedasarkan kurun waktu tertentu agar data lebih akurat, tepat, dan menyeluruh.
   

5. Cara kerja yang berbeda.

   Kalau operational data sering insert update delete tujuannya untuk membantu user dalam menjalankan bisnis mereka, di data informasi yang paling sering adalah perintah “Select”. Data informasi adalah sebuah data yang telah diambil dan diolah agar mudah dibaca dan user tidak perlu melakukan perhitungan lagi. Tujuannya adalah mudah dalam membandingkan data dan agar bisa mengambil keputusan dengan cepat dan tepat
   

6. User yang sedikit.

   User yang memanfaatkan data informasi sangat sedikit dan seperti yang ada dalam struktur organisasi semakin tinggi jabatannya maka orangnya makin sedikit. Sedangkan semakin di bawah struktur organisasi maka orang tersebut akan berada pada lapangan atau menggunakan data transaksional dan sangat jarang menggunakan informasi yang bersifat kesimpulan secara garis besar.
   

7. Tipe usernya.

   Rata-rata user yang menggunakan data informasi adalah manager level menengah hingga atas. Sekali lagi tujuan mereka adalah untuk mengambil keputusan dengan tepat. Namun apakah user level bawah memerlukan informasi? Tentu saja butuh. Kasir akan memerlukan informasi mengenai harga jual yang ada pada sebuah barang. Tapi yang bisa kita lihat di sini tiap user akan memerlukan informasi yang berbeda-beda, sesuai dengan pekerjaan/role mereka masing-masing.
   

 Tentu saja di era kita ini yang namanya informasi adalah sesuatu yang sangat berharga, dengan adanya informasi kita dapat memanfaatkan sebuah momen dan memperoleh profit secara maksimal atau menurunkan kerugian/pemborosan yang selama ini telah terjadi. Misalkan sebuah barang yang sudah tidak terjual selama beberapa hari ada baiknya tidak diproduksi terus menerus. Informasi ini berasal dari data penjualan dan harus segera disampaikan kepada bagian produksi agar bisa memotong biaya produksi.

Tentu saja kita juga harus berhati-hati ketika menerima informasi, pastikan berasal dari sebuah sumber yang tepat. Karena sekarang banyak sekali sebuah informasi yang palsu atau kita sebut hoax. Apabila kita menuruti hoax maka kita akan mengalami kerugian yang cukup besar. Sehingga saringlah informasi yang kamu terima dan cek kebenarannya.