9 Karakteristik Sebuah Sistem

 Sistem memiliki karakternya dan setiap karakteristik sistem ini tidak boleh dihindari, kenapa? Pertama agar kita bisa membangun sistem sampai selesai. Kebanyakan dari perusahaan membangun sistem tapi tidak pernah selesai, karena karateristik sistem yang mereka miliki kurang.

1. Komponen

Komponen adalah inti utama dalam sebuah sistem, maksud saya apa artinya sebuah sistem pernafasan tanpa hidung, laring dan paru-paru? Apa artinya sebuah tim tanpa anggota? komponen juga bisa berarti bahan baku dalam artian kamu mau buat nasi goreng maka kamu butuh alat-alat masak dan bahan masak, mengerti maksudnya? kalau alat masak tidak ada apakah kamu bisa bikin nasi goreng? kalau bahan baku tidak ada apakah nasi goreng mu akan jadi? 

 

Photo by Athena from Pexels

Masalah di IT seringkali sama, banyak orang ingin membangun sebuah sistem, tetapi komponen-komponen mereka belum siap. Contoh : Device, Server, Domain dan banyak hal lainnya. Bahkan termasuk detilnya, seperti Core i5 3.9 GHz. Bisa diturunkan? bisa tetapi jangan lupa dengan penurunan kekuatan komponen maka batas kemampuan yang dimiliki akan makin rendah.

2. Komponen Tersebut Saling Berelasi

Kembali ke contoh sistem pernafasan, hidung, laring, dan paru-paru saling berhubungan dan tidak dapat berdiri sendiri. Ketika kamu Hidungmu kena pilek maka paru-parumu akan menderita karena harus mengolah oksigen yang jumlahnya sedikit. Seringkali client tidak melihat akan hal ini, mereka berharap setelah membeli jasamu untuk membuat website maka website mereka akan langsung tampil. Padahal sebuah website perlu penyimpanan cloud dan DNS(Domain Name Server) agar bisa dikenali lebih baik oleh user.

 

Photo by Miguel Á. Padriñán from Pexels

 

 Semakin banyak user maka perlu kekuatan/daya simpan/bandwitch server yang lebih besar. 

Sehingga perlu dijelaskan pada client kenapa mereka memerlukan sebuah server yang powerful, seringkali hal ini berkaitan erat dengan batasan dan tujuan perusahaan.

 

3. Boundary / Batasan

 Batasan, adalah hal yang membatasi jalannya sebuah sistem, seperti siapa saja yang boleh mengakses sistem. Batasan diberikan agar data yang dimiliki aman, jangan sampai data yang kita miliki bisa diakses oleh orang lain dan dimanfaatkan. Sama halnya dalam sebuah perusahaan, ada batasan dalam sistem yang dimiliki. Misal sistem penggajian, karyawan bisa melihat gajinya tetapi tidak bisa melihat gaji temannya. Banyak faktor yang mempengaruhi akan hal ini, misal jumlah pekerjaan, lama kerja, dll tetapi sebagai seorang yang membangun sistem kita berikan batasan tersebut agar tidak menjadi kericuhan dalam perusahaan. 

 

Photo by Milan Chudoba from Pexels

 

Contoh lainnya adalah bagian keuangan, selalu ingin melihat penggunaan dana marketing, dan marketing ingin melihat data keuangan. Mereka memiliki alasan-alasan tersendiri. Sehingga perusahaan seringkali memberikan batasan agar tidak terjadi keributan dan pembangun sistem harus mengikuti batasan tersebut.

4. Tujuan

Sebuah sistem memiliki tujuan yang jelas, tanpa tujuan yang jelas maka membangun sistem hanya akan membakar uang saja. Saat membangun sebuah sistem pastikan client/user memiliki tujuan yang jelas dari sistem tersebut. Misal POS, Point of sale ada sangat banyak, meski begitu client tetap ingin membangun POS. Karena dia membutuhkan POS yang bisa menyelesaikan masalah dia. Sehingga tujuan membangun sebuah sistem POS baru ini menjadi jelas. Karena masalah client tidak bisa diselesaikan dengan POS yang sudah terbentuk, sehingga butuh sebuah POS baru dengan tujuan menyelesaikan masalah client ini. Selama masalah client ini jelas maka kita bisa mengetahui tujuan sistem POS yang baru ini.

5. Lingkungan

Sebuah sistem akan berada di sebuah lingkungan di mana sistem tersebut dapat dijalankan. Misalkan pada kehidupan sekitar kita, sistem yang ada minimal dijalankan di Android versi X. Tanpa lingkungan tersebut tentu saja sistem tidak dapat dijalankan. Bisa juga dengan hal yang lebih sederhana seperti dijalankan di sebuah PC atau sebuah Laptop. Karena membangun sebuah sistem yang mampu berada di lingkungan manapun akan memiliki kelemahan di manapun juga. 

 

 

 

Tetapi dalam hal ini saya berani berkata bahwa sebuah sistem yang bisa dijalankan di manapun adalah sebuah sistem berbasis web. Kelemahannya adalah proses pembangunan cukup lama dan harus memperhatikan banyak faktor seperti ukuran layar dan browser yang digunakan untuk mengakses sistem. Serta dikarenakan lingkungannya luas sekali, ketika ditemukan error atau sebuah bug maka kita akan lebih susah mencarinya.

 

6. Antarmuka

 Antarmuka atau User Interface adalah tempat di mana user bisa bertemu sistem dengan nyaman. Perlu kejelasan terlebih dahulu siapa yang akan bertemu dengan UI-nya. Misal di supermarket, memang customer yang belanja, tetapi user yang berhadapan dengan UI-nya adalah pegawai bagian kasir. Sehingga perlu dibuat UI yang sesuai kebutuhan kasir dengan shortcut atau komponen lain yang dibutuhkan pegawai kasir ini. 

 

Photo by cottonbro from Pexels

Lain halnya dengan aplikasi e-commerce, aplikasi-aplikasi ini langsung berhubungan dengan pembeli karena itu dibuatlah sebuah tampilan yang lebih sederhana dan mudah dimengerti agar pembeli barang bisa melihat dan mengerti cara menggunakannya.

 

7. Constraint

Salah satu arti constraint dalam bahasa Indonesia adalah batasan, tetapi constraint di sini lebih ke arah aturan. Misal untuk menggunakan sistem harus mendaftar terlebih dahulu atau menggesekan kartu id mereka dalam sistem. Tujuannya adalah agar manajemen datanya lebih teratur. Dengan mendaftar terlebih dahulu kita bisa melihat siapa yang menggunakan sistem dan bila ada penyalahgunaan kita bisa mengetahui siapa pelakunya.

8. Input

 Berikutnya adalah sebuah sistem pasti menerima input, entah dari user atau dari sistem lain. Input tersebut berupa data yang diolah/diproses dalam sistem yang nantinya menjadi informasi yang berguna bagi user. Kemudian input bisa lebih dari 1 sumber, tetapi pikirkan input apa saja yang benar-benar dibutuhkan sistem tersebut agar menjadi output yang sesuai dengan harapan atau dapat menyelesaikan masalah user.

9. Output

 Output adalah hasil akhir sistem, sangat konyol apabila bisa memasukan data penjualan tapi pada akhir periode kita tidak bisa melihat laporan penjualan. Laporan penjualan atau output itu diperlukan agar user bisa melakukan stock barang, melihat barang mana yang harus dikurangi pembeliannya dan banyak lainnya. Sebuah sistem yang tidak memiliki output seringkali tidak digunakan karena output tersebutlah yang dibutuhkan oleh client/usermu.

Inilah 9 karakteristik sistem, kenalilah dan biasakan untuk menanyakan hal-hal ini pada clientmu agar sistem yang dibangun bisa selesai. Kemudian perusahaan akan bertumbuh sehingga kebutuhan akan makin besar, maka salah satu karakteristik sistem ini akan menuntut adanya perubahan. Misal pegawai kasir dahulu hanya 1, dan sekarang ada 8. Maka diperlukan sebuah sistem yang meminta username dan password yang bisa digunakan untuk mengetahui siapa yang masuk dalam sistem. Bila hanya 1 kasir sistem yang meminta username dan password tidak dibutuhkan karena hanya 1 orang yang menggunakannya.