Mengerti, Mencari dan Menumbuhkan Cinta.

0

Fact finding cara Mencari dan Menentukan Kebutuhan Sistem

 Saat perusahaan memerlukan sebuah sistem baru, yang mereka tahu adalah mereka memiliki sebuah masalah secara garis besar saja. Bagaimana dengan detil-detilnya? Ada beberapa cara fact finding yang sering digunakan dan sampai hari ini juga masih digunakan meskipun muncul metode-metode baru.

Wawancara

Photo by Gustavo Fring from Pexels

Fact Finding dengan Wawancara adalah cara yang no 1 dan pertama yang digunakan dalam menganalisa sebuah sistem. Biasanya dimulai dari pemberi project, mengenai apa keinginan dan harapan mereka ke depan di dalam sistem baru nanti. Kemudian bisa juga ditanya mengenai kelemahan-kelemahan sistem yang ada.

Tetapi kalau hanya dari pemberi project saja, pasti tidak cukup. Hal ini dikarenakan pemberi project adalah memiliki jabatan yang cukup tinggi dalam sebuah perusahaan dan mereka kurang mengerti detil-detil sistem yang ada. Maka kita harus melakukan wawancara pada level dibawahnya dan bertanya kendala-kendala sistem yang ada dan pengembangan yang mereka harapkan. Dengan begitu selain garis besarnya dari pemberi project maka kita juga bisa menentukan kebutuhan sistem hingga detil terkecil. Kemudian jangan cuma mengandalkan hasil wawancara pada 1 orang, karena mereka belum tentu menguasai semua hal. Sehingga wawancara dilakukan ke beberapa orang dan  beberapa tingkatan level user yang ada.

Pertanyaan interview selalu dimulai dari pertanyaan yang sangat umum, lalu kita bertanya ke hal-hal yang makin spesifik. Misal untuk masalah penerimaan order maka kita akan tanyakan

-General --> Bagaimana proses order ini dilakukan? masalah apa yang terjadi dalam proses order?

-Spesifik --> Mengapa Customer melakukan pengembalian atau pembatalan order?

-Sangat Spesifik --> Bagaimana cara mengurangi kekacauan pemesanan dalam proses order selama ini?

Pertanyaan-pertanyaan ini bukanlah sesuatu yang akan muncul tiba-tiba, sehingga ada baiknya wawancara dipersiapkan dulu dengan matang. Hal-hal yang kamu siapkan adalah

  1. List Pertanyaan
  2. Antisipasi jawaban dan siapkan pertanyaan lanjutan
  3. Tanyakan hanya area yang mereka kuasai saja
  4. Fokus pada pertanyaan penting dahulu
  5. Jadwalkan
    • Berikan alasan mengapa dilakukan interview dan area yang ingin kamu analisa
    • Berikan waktu pada partisipan untuk berpikir dan mempersiapkan diri/dokumen

Kemudian saat menjalankan interview pastikan kamu membangun kepercayaan terlebih dahulu. Lakukan dengan santai dan jelaskan terlebih dahulu tujuan interview dan mengapa partisipan dipilih. Berikutnya lakukan interview dengan pertanyaan yang sudah dipersiapkan sebagai acuan. Catat setiap jawaban dari partisipan, jangan ragu untuk minta diulangi atau dijelaskan secara perlahan. Klarifikasi untuk istilah-istilah, singkatan dan kode-kode yang mungkin mereka gunakan. Lalu kalau bisa coba bedakan mana fakta dan pendapat yang diutarakan oleh partisipan.

Sekedar catatan saja, kita boleh meminta informasi lebih dari partisipan apabila kamu sebagai pewawancara merasa bahwa informasi yang dikatakan oleh partisipan sangat penting, meskipun yang kamu tanyakan tidak termasuk di dalam list interview. Terakhir, jangan menjanjikan akan membuat fitur A, fitur B atau fitur apapun, semua bisa berubah tergantung keputusan atasan atau pemberi proyek.

Setelah interview selesai, kumpulkan semua berkas, bacalah dan buatlah kesimpulan dari interview yang ada kemudian mintalah konfirmasi dari partisipan akan isi interview tersebut. Hal ini dikarenakan kita bukanlah pelaku bisnis sehingga cara kita memandang sebuah sistem dan cara sistem yang berjalan di perusahaan tersebut bisa berbeda. Bila perlu maka kita dapat melakukan interview kedua untuk mengkonfirmasi apa yang telah kita temukan.

Masalah yang mungkin terjadi adalah jumlah karyawan/pengguna yang sangat banyak. Bila ini terjadi maka gunakan cara kedua yakni kuisioner. Meski begitu wawancara tetap dilakukan agar kita bisa menganalisa lebih detil dan membangun sebuah sistem yang sesuai kebutuhan user secara spesifik.

Kuisioner

Photo by Alex Green from Pexels

Meski saya bilang kuisioner untuk jumlah karyawan yang sangat banyak, bukan berarti diberikan pada seluruh karyawan. Pertama, serahkan pada supervisor/manajer perusahaan untuk membagikan pada divisi mereka atau kamu pilih sendiri secara acak. Misal ada 100 user pengguna sistem, ambilah 10% atau 10 orang. 5 dipilih manajer/supervisor dan 5 kamu pilih. Tujuannya untuk memperoleh pandangan sistem dan kebutuhan sistem secara menyeluruh. Kedua, kita pilih sebagian dan tidak semua diserahkan pada manajer/supervisor. Hal ini untuk menghindari sebuah pendapat dari 1 pihak saja.

 Pendapat dari 1 pihak di sini maksudnya adalah pendapat dari kelompok tertentu yang mungkin sepemikiran dengan manajer/supervisornya. Ketiga, meski kuisioner telah dilakukan. Tetap lakukan wawancara. Karena kuisioner hanya bisa memberikan gambaran secara garis besar dan seringkali kita bisa menemukan pandangan yang berbeda antara hasil kuisioner seorang user dengan user lain. Oleh karena itu wawancara tetap perlu dilakukan. Lalu target dari kuisioner adalah user. Sehingga bila customer dari perusahaan tersebut terlibat dalam sistem maka kuisioner akan disebar ke customer juga.

Kelemahan dari kuisioner adalah jumlah kembalinya kuisioner tersebut. Rata-rata kembalinya kuisioner sangat rendah. Sehingga ada baiknya kamu membawa kuisioner tersebut dan membagikan secara personal pada masing-masing user.

Untuk kuisioner, akan lebih baik bila pertanyaan dibagi bedasarkan topik terlebih dahulu kemudian pertanyaan paling penting berada di paling atas. Seperti berikut : 

Topik A : Kemudahan dalam menggunakan Aplikasi

 Perusahaan X ingin memperbaiki aplikasi kami agar mudah digunakan oleh user, karna itu kami memohin bantuan anda sebagai pengguna setia aplikasi kami selama ini untuk mengisi kuisioner kami.

1. Seberapa mudah menggunakan aplikasi?

Sangat Mudah  -- Mudah -- Biasa -- Susah -- Sangat Susah

2. Tuliskan hal yang membuat anda kesusahan ..

3. Apa yang anda lakukan saat menemukan kesusahan .. .. . 

Pertanyaan no 1 adalah pertanyaan paling penting yang ingin kamu cari informasinya setelah topik ini selesai baru masuk ke topik B dan pertanyaan paling penting di topik B, taruhlah di no 1.

Saran lainnya : 

  • Berikan penomoran jelas
  • Hindari singkatan-singkatan/istilah di dalam kuisioner
  • Setelah selesai membuat berikan pada temanmu untuk diperiksa apakah mereka mengerti dengan jelas maksud dari kuisioner tersebut.
  • Berikan anonimitas pada pengisi
  • Jelaskan mengapa mereka dipilih(di bagian topik A ada paragraf yang menjelaskan mengenai topik dan mengapa partisipan dipilih)

Observasi

Fact Finding berikutnya adalah melakukan observasi terhadap tingkah laku karyawan di dalam sistem. Banyak karyawan yang menggunakan sistem dengan badan mereka bukan dengan kepala mereka. Kalimat saya sebelumnya bukan untuk menghina, tetapi memang ada kejadian di mana mereka tidak bisa mengingat cara kerja sistem lama, sehingga lebih mudah bagi mereka untuk menunjukannya. Tugas kita adalah mengamati dan melihat bagian sistem lama mana yang perlu disimpan, dibuang atau diperbaiki. 

Photo by Canva Studio from Pexels

Tentu saja observasi ini memiliki kelemahan. Ada sebuah istilah fenomena yang disebut Hawthorne Effect. Di mana seseorang saat diawasi dalam bekerja, mereka melakukan pekerjaan dengan sangat baik. Padahal yang kita butuhkan adalah bagaimana mereka melakukan pekerjaan mereka seperti biasa dan melihat kendala atau masalah yang terjadi. 

Selain itu observasi juga meminta dokumen-dokumen mereka agar bisa dianalisa sebagai acuan untuk membuat sistem yang baru. Jangan lupa ingatkan pada usermu bahwa kamu tidak memerlukan data di dalam dokumen tersebut melainkan hanya cara user mengisi dokumen tersebut.

Intinya adalah kita gunakan ketiga cara ini  untuk mencari kebutuhan sistem dan melakukan analisa untuk sistem yang baru. Dari dulu hingga sekarang cara ini digunakan. Pendekatannya macam-macam. Salah satunya adalah Top-Down Approach seperti yang saya ceritakan dia atas. Dari pemberi project. Akan tetapi kadang pemberi project tidak tahu problem yang dihadapi sehingga dia akan memerintahkan agar kita menganalisa kebutuhan dari anak buahnya, terutama kebutuhan-kebutuhan yang di lapangan dan setelah selesai hasil analisa tersebut dilaporkan ke atasan mereka. Hal ini disebut Bottom-Up Approach. 

Hal yang perlu diperhatikan dalam Top-Down dan Bottom-Up Approach saat menentukan kebutuhan sistem adalah persetujuan dari pemberi proyek. Pemberi proyek bisa macam-macam, salah satunya adalah kepala divisi, CEO, CTO atau bahkan yayasan dari perusahaan atau sebuah instansi. Selama tujuan proyek mereka jelas dan masuk akal maka ambil saja proyeknya.

Jangan terkecoh dengan istilah-istilah yang muncul seperti metode Scrum, Sprint, Kanban dll. Karna meski nama-nama tersebut keren. Mereka akan melakukan hal-hal yang sama dengan yang saya katakan di atas bedanya adalah kombinasinya dan caranya. Misal di beberapa metode wawancara dilakukan dalam bentuk rapat dan kebutuhan sistem ditentukan bersama-sama. Saya pribadi kadang melihat bahwa penentuan bersama ini penuh dengan konflik dan kebingungan sehingga saya kurang suka menggunakan metode yang mencari dan menentukan kebutuhan sistem dengan rapat bersama. 

Kemudian akan ada kasus khusus di mana kita tidak memerlukan mencari dan menentukan kebutuhan sistem atau sebuah perusahaan yang sudah mencari dan telah memiliki kebutuhan sistem. Namun, kasus seperti ini memerlukan orang yang bisa mengkomunikasikan kebutuhan sistem pada manajer proyek dan masalah komunikasi akan menjadi hal yang sangat krusial di sini. Seringkali saat ini terjadi maka kita akan melakukan JAD aau Join Applicaton Design untuk mendiskusikan.

Join Application Design

Apa itu join application Design? Join application design adalah sebuah rapat dengan berbagai macam user dan berbagai tingkatan manajemen untuk membahas sistem yang dibangun. Bila rapat dengan jumlah yang sangat besar, masalah yang timbul juga lebih banyak. Maka batasi jumlah orang, sekitar 10-20 user dan jadwalkan sekitar 2-3 kali dalam seminggu. 

Kelemahan yang terjadi di dalam rapat Join Application Design adalah

  1. Tidak maunya user untuk memberikan pendapat
  2. Akan muncul beberapa orang yang mendominasi rapat
  3. Tidak semua user mau berpartisipasi

Tips yang bisa saya berikan dan cukup efektif untuk no 2 adalah melakukan break/istirahat. Saat istirahat, kamu dekati yang mendominasi rapat. Berterima kasihlah pada dia, lalu minta dia untuk memotivasi teman-temannya agar berpendapat saat rapat. Tentu saja ketika dia masih mendominasi rapat, maka itu tugas kita untuk menghentikan dia secara halus.

Persiapan apa saja yang harus dilakukan oleh user 

  • Membawa dokumen SOP dan manual yang dimiliki
  • Membawa prosedur-prosedur yang ada
  • Memikirkan bagaimana sistem mereka bisa dibuat lebih baik
  • Memastikan pada hari sesi JAD diadakan mereka terbebas dari tugas kesehariannya dan bisa fokus pada rapat

Saat mau memulai sebuah sesi JAD maka  Project Manager atau system analyst akan berperan sebagai fasilitator dan harus bersifat netral selama rapat. Kemudian kita bisa juga memberikan aturan-aturan seperti 1. Jangan menyela saat orang lain berbicara, 2. Menghargai penolakan yang mungkin terjadi. 3. Mulai dan selesai tepat waktu. dan aturan-aturan lain yang sesuai bisa digunakan agar sesi JAD dapat berjalan dengan baik dan lancar.


Artikel Lain yang berkaitan : 

1. Apa itu Sistem dan Siklus hidup sistem(SDLC) 

2. Pendekatan dalam Membangun sebuah sistem

3. Karakteristik yang ada dalam sebuah sistem

Komentar

Posting Komentar